Eine Buchhaltung ist im Grundsatz in drei unterschiedliche Bücher aufgebaut. Darunter fällt das sogenannte Nebenbuch, dessen Wichtigkeit entscheidend für ein Unternehmen ist. Das Hauptbuch und das Grundbuch vervollständigen das Nebenbuch. In der Subscription Economy wird erst von einer elektronischen Buchführung gesprochen, weshalb eine Unterscheidung zwischen Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch seltener verwendet wird. Die Befassung mit dem Nebenbuch ist gerade für Unternehmen ein entscheidendes Kriterium und sichert eine erfolgreiche Buchführung. Damit Sie eine entsprechende Abgrenzung in Ihren Büchern haben und das Hauptbuch besser im Überblick behalten, können Sie sich sogenannter Nebenbücher bedienen. Das Nebenbuch steht im Kontext mit dem Grundbuch und dem Hauptbuch und ist ein Begriff für die doppelte Buchführung. Es unterstützt die Buchungssätze im Grund- und Hauptbuch.
Damit die Schulden und das Vermögen des Unternehmens aussagekräftig ermittelt werden können, bedarf es dieser Doppik. Als Doppik wird die doppelte Buchführung auch in Fachkreisen bezeichnet. Geschäftliche Vorhaben, Belege und Rechnungen müssen erfasst werden. Das wird als sogenannten Belegorganisation bezeichnet. Im Anschluss müssen diese auf zumindest zwei Konten verbucht werde, die sogenannten Bücherorganisation. Bei der Belegorganisation unterscheiden Sie grundsätzlich die internen und externen Belege. Ein interner Beleg kann eine Rechnung zur Privatentnahme oder eine Materialentnahme darstellen. Ein externer Beleg umfasst sämtliche Rechnungen, die den geschäftlichen Vorgang darlegen. Darunter fallen Ausgangsrechnungen, aber auch Lieferscheine oder Auszüge. Der zweite Grundpfeiler der doppelten Buchführung baut auf die Bücherorganisation auf. Das Grundbuch regelt alle Belege in chronologischer Reihenfolge und mit allen wesentlichen Informationen zum Rechnungsbetrag, Datum und anderen Vermerken. Das Hauptbuch ist jenes, in welchem alle Sachkonten enthalten sind. Alle Buchungen, die im Grundbuch erfasst werden, werden auf das Hauptbuch übertragen und dort den entsprechenden Sachkonten zugeordnet.
Nebenbücher spielen in dieser Buchführung eine wichtige Rolle. Darunter fallen beispielsweise Warenbuch, Kontokorrentbuch, Anlagenbuchhaltung sowie Lohn- oder Gehaltsbuchhaltung. Das Warenbuch regelt alle Warenein- und ausgänge. Im Kontokorrentbuch sortieren Sie die Buchungen nach Ihren Geschäftspartner und können im Anschluss ermitteln, ob die Konten Ihrer Kunden bereits ausgeglichen wurden oder noch offene Positionen vorhanden sind. Mit der Anlagenbuchhaltung werden alle Veränderungen in Ihrem Anlagevermögen ermittelt. In der Lohnbuchhaltung ist das Nebenbuch ausschlaggebend für die Lohnabrechnung. Ebenso bei der Gehaltsbuchhaltung. Das Nebenbuch ist demnach ein wesentlicher Bestandteil für alle Unternehmungen. Nur durch diese werden in großen, aber auch kleineren Firmenstrukturen ein Überblick und eine detaillierte Organisation möglich. Nebenbücher sind ein entscheidendes Kriterium, ob und wie gut Ihr Unternehmen organisiert ist und wie gut Sie Ihre Buchhaltung überblicken. Sie sind ein wesentliches Instrument für eine geordnete Buchhaltung.