Rechnung ins Ausland: Warum die USt-ID-Prüfung nie wirklich abgeschlossen ist

Wer B2B-Kunden im EU-Ausland abrechnet, kennt das Reverse-Charge-Verfahren meist aus der Theorie: Rechnung netto, Steuerschuld wandert zum Kunden. Was in der Praxis regelmäßig übersehen wird, ist die andere Seite der Medaille – die Pflicht, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden nicht nur einmal bei Vertragsschluss, sondern über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg wiederkehrend zu überprüfen. Gerade bei Abo-Geschäftsmodellen mit jahrelangen Kundenbeziehungen ist das kein einmaliger Haken auf einer Checkliste, sondern eine Daueraufgabe.

Wann Reverse-Charge greift

Beim Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG stellt der leistende Unternehmer eine Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Der Kunde – sofern er selbst Unternehmer mit gültiger USt-ID ist – berechnet die Steuer nach den Regeln seines eigenen Landes und führt sie dort ab. Für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU ist das der Regelfall, gerade bei SaaS- und Abo-Geschäftsmodellen mit Kunden in mehreren Mitgliedstaaten. Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist dabei nicht nur, dass der Kunde Unternehmer ist, sondern dass seine USt-ID zum Zeitpunkt der Leistungserbringung tatsächlich gültig und ihm eindeutig zuordenbar ist.

Warum eine einmalige Prüfung bei Vertragsschluss nicht reicht

Seit den sogenannten Quick Fixes zum 1. Januar 2020 ist die gültige USt-ID des Abnehmers keine reine Formalität mehr, sondern eine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung. Das bedeutet: Wird die USt-ID eines Bestandskunden später ungültig – etwa weil das Unternehmen aufgelöst wird, seine Rechtsform ändert oder aus anderen Gründen aus dem Register genommen wird – und die Rechnungsstellung erfolgt trotzdem weiterhin ohne Umsatzsteuer, drohen bei einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen und Zinsforderungen. Eine Prüfung, die nur einmal beim Vertragsabschluss stattfand, schützt in diesem Fall nicht mehr.

Einfache vs. qualifizierte Bestätigung – der Unterschied, der zählt

Der Unterschied ist in der Praxis entscheidend: Nur die qualifizierte Bestätigungsanfrage beim BZSt bestätigt, dass die angegebene USt-ID tatsächlich zum genannten Unternehmen mit den angegebenen Adressdaten gehört. Die kostenlose einfache Online-Prüfung deckt die abverlangte Sorgfaltspflicht nach überwiegender Auffassung nicht ab, auch wenn sie technisch ebenfalls kostenfrei verfügbar ist.

Wie oft muss geprüft werden?

Über die genaue erforderliche Prüffrequenz besteht in der Rechtsprechung keine einheitliche Linie. Die Finanzverwaltung tendiert dazu, am liebsten jeden einzelnen Umsatz geprüft zu sehen, während Finanzgerichte in einzelnen Entscheidungen Intervalle von zwei Wochen bis zu zwei Monaten als ausreichend angesehen haben. Eine gesetzlich fest verankerte Frist existiert nicht – das macht die Sache für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Auslandskunden in der Praxis unübersichtlich, wenn die Prüfung manuell erfolgen soll.

Wie Fakturia das automatisiert

Für Abo-Anbieter mit vielen wiederkehrenden EU-Auslandskunden ist eine manuelle, fallweise Prüfung kaum praktikabel – gerade weil unklar ist, welches Intervall im Streitfall als ausreichend gilt. Fakturia führt deshalb für jeden hinterlegten EU-Auslandskunden automatisch eine wöchentliche qualifizierte Bestätigungsanfrage gegen das Bundeszentralamt für Steuern durch – deutlich häufiger als die von Finanzgerichten in Einzelfällen als ausreichend angesehenen zwei Wochen bis zwei Monate. Jede Bestätigung wird dokumentiert und dem jeweiligen Kunden zugeordnet, sodass im Fall einer Betriebsprüfung ein lückenloser Nachweis vorliegt, statt einer einmaligen Prüfung aus der Zeit des Vertragsabschlusses.

Checkliste für Rechnungen ins EU-Ausland

• 01USt-ID bei Vertragsschluss qualifiziert prüfen – nicht nur die einfache Online-Prüfung nutzen.
• 02Prüfung während der gesamten Vertragslaufzeit wiederholen – eine gültige USt-ID von vor zwei Jahren ist kein Nachweis für heute.
• 03Jede Bestätigung dem jeweiligen Umsatz zuordnen – eine allgemeine Liste geprüfter Kunden ohne Zeitbezug reicht nicht aus.
• 04Acht Jahre Aufbewahrung einplanen – die Dokumentation muss über die gesamte umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
• 05Automatisierung statt manueller Einzelprüfung erwägen – besonders bei vielen wiederkehrenden EU-Auslandskunden kaum noch manuell sauber zu leisten.

Fazit

Reverse-Charge nimmt Abo-Anbietern die Umsatzsteuer auf Auslandsrechnungen ab – nicht aber die Pflicht, die Gültigkeit der USt-ID ihrer Kunden fortlaufend nachzuweisen. Wer die Prüfung als einmaligen Vorgang bei Vertragsschluss versteht, unterschätzt eine Anforderung, die sich über Jahre der Kundenbeziehung wiederholt und im Streitfall lückenlos dokumentiert sein muss. Eine automatisierte, regelmäßige qualifizierte Bestätigungsanfrage nimmt diese Aufgabe aus dem manuellen Tagesgeschäft heraus und schafft gleichzeitig die Nachweisführung, die im Zweifel gebraucht wird.

Häufige Fragen zur USt-ID-Prüfung bei Auslandsrechnungen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für eine verbindliche Einschätzung zur eigenen Rechnungsstellung ins Ausland empfiehlt sich die Rücksprache mit der eigenen Steuerberatung.