Fakturia — Feature im Detail

Automatisches Mahnwesen für Abonnements

Säumige Zahler erinnern, Rücklastschriften verarbeiten, Liquidität sichern – vollständig automatisch und ohne manuellen Eingriff.

85 % Zeitersparnis durch Automatisierung
3 Konfigurierbare Mahnstufen
0 € Grundgebühr mit FLEX-Tarif
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Jedes Abo-Unternehmen kennt das Problem: Eine Rechnung bleibt offen, das SEPA-Mandat läuft ins Leere, oder der Kunde vergisst schlicht die fällige Zahlung. Wer hier auf manuelle Prozesse setzt, verliert nicht nur Zeit – er gefährdet aktiv seine Liquidität. Denn je später eine Mahnung versandt wird, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass die offene Forderung noch beglichen wird.

Fakturia löst dieses Problem konsequent: Das integrierte, vollautomatische Mahnwesen erkennt überfällige Rechnungen, versendet Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nach konfigurierbaren Stufen und gleicht Kontoeingsänge automatisch ab – rund um die Uhr, ohne dass Ihr Team manuell eingreifen muss.

🇩🇪 Entwickelt in Deutschland Luminea IT GmbH, Sauerlach
🔒 TÜV-Rechenzentrum Nürnberg, DSGVO-konform
📅 Seit 2007 am Markt Inhabergeführt & unabhängig
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Der automatische Mahnprozess in Fakturia

Vom Zahlungsausfall bis zur Inkasso-Übergabe – vollständig konfigurierbar, vollständig automatisiert.

01
Zahlungsziel überschritten – Erkennung Fakturia erkennt automatisch, welche Rechnungen nach dem gewählten Zahlungsziel (z. B. 14 Tage) noch offen sind – auf Basis des Kontenabgleichs via finAPI oder manueller Zahlungsbuchung.
Automatisch
02
Zahlungserinnerung (freundliche Mahnung) Keine Mahngebühr, kein formaler Ton – nur ein freundlicher Hinweis per E-Mail, konfigurierbar nach X Tagen nach Fälligkeit. Eigene E-Mail-Templates werden in Fakturia hinterlegt.
Tag 3
03
1. Mahnung mit Mahngebühr Die erste formale Mahnung erhält optional eine Mahngebühr und Verzugszinsen. Beides konfigurierbar. Die zugehörige Mahnrechnung wird automatisch erstellt und versendet.
Tag 14
04
2. Mahnung & Zugangssperre Bei weiter ausbleibender Zahlung versetzt Fakturia den Kunden optional in einen gesperrten Status. Das Self-Service-Portal zeigt dem Kunden den offenen Betrag und einen Zahlungslink an.
Tag 28
05
Inkasso-Übergabe / Vertragskündigung Letzte Mahnstufe: Fakturia bereitet den Fall für die Inkasso-Übergabe vor. Alternativ wird der Vertrag automatisch gekündigt. Alle Mahndokumente sind revisionssicher gespeichert.
Tag 45+

Alle Funktionen im Überblick

Das automatische Mahnwesen ist tief in die übrigen Fakturia-Module integriert.

📈 Kontenabgleich via finAPI Fakturia gleicht Kontobewegungen automatisch ab. Eingegangene Zahlungen schließen die offene Rechnung sofort – Rücklastschriften werden erkannt und der Mahnprozess neu angesteuert.
🔋 Rücklastschrift-Handling SEPA-Rücklastschriften werden automatisch dem richtigen Vertrag zugeordnet, die Mahnstufe zurückgesetzt und der Kunde über die fehlgeschlagene Zahlung informiert – inklusive neuem Zahlungslink.
✉ Individuelle E-Mail-Templates Jede Mahnstufe erhält ein eigenes Template mit Ihrem Corporate Design. Platzhalter für Kundendaten, offene Beträge und Fälligkeitsdatum werden automatisch befüllt.
🔒 Zugangssperre & Reaktivierung Säumige Kunden können automatisch gesperrt und nach Zahlungseingang ebenso automatisch reaktiviert werden – ohne manuellen Eingriff Ihres Teams.
📋 Mahnrechnung automatisch erstellen Mahngebühren und Verzugszinsen werden automatisch berechnet, eine Mahnrechnung erstellt und diese zusammen mit dem Mahnschreiben per E-Mail an den Kunden versandt.
📄 Revisionssichere Dokumentation Alle Mahnaktivitäten werden protokolliert und sind in der Kundenakte in Fakturia vollständig einsehbar. Ideal für Rückfragen und im Streitfall.

🔗  Nahtlose Integration: Mahnwesen trifft Buchhaltung

Wenn Fakturia eine Mahnstufe abschließt, wird der Vorgang nicht nur intern dokumentiert – sämtliche Buchungsdaten stehen sofort für den DATEV-Export bereit. Buchungssätze inklusive passiver Rechnungsabgrenzung (PRAP) werden automatisch gebildet und können mit wenigen Klicks an DATEV Unternehmen online übertragen werden.

Das reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung drastisch – gerade bei einem hohen Volumen an Abo-Verträgen, bei dem manuelle Buchungsrecherche schnell zu einem echten Engpass wird.

Manuelles Mahnwesen vs. Fakturia

Was kostet ein manueller Prozess wirklich?

Kriterium
Manuell / Excel
Fakturia (automatisch)
Erkennung überfälliger Rechnungen
✗ Manuell in Excel überwachen
✓ Vollautomatisch via finAPI
Versand von Mahnschreiben
✗ Manuell verfassen und versenden
✓ Templates, automatischer Versand
Rücklastschrift-Verarbeitung
✗ Kontoauszug manuell prüfen
✓ Automatisch erkannt & zugeordnet
Mahngebühren & Verzugszinsen
✗ Manuell kalkulieren & nachfakturieren
✓ Automatisch berechnet & berechnet
DATEV-Buchungsdaten
✗ Manuelle Buchungserfassung
✓ Automatisch bereitgestellt
Skalierbarkeit bei 500+ Kunden
✗ Kaum noch beherrschbar
✓ Kein Mehraufwand

Häufige Fragen zum automatischen Mahnwesen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Fakturia und dem Debitorenmanagement.

Was ist automatisches Mahnwesen in einer Subscription-Management-Software?

Automatisches Mahnwesen bedeutet, dass die Software bei ausbleibenden Zahlungen selbstständig Zahlungserinnerungen und Mahnungen in konfigurierbaren Stufen versendet – ohne manuellen Eingriff. Fakturia erkennt überfällige Rechnungen, versendet Mahnschreiben per E-Mail und sperrt bei Bedarf automatisch den Zugang zum Kundenportal.

Wie verarbeitet Fakturia SEPA-Rücklastschriften?

Fakturia gleicht Kontobewegungen über die finAPI-Schnittstelle automatisch ab. Rücklastschriften werden erkannt, dem Kundenvertrag zugeordnet und der Mahnprozess wird automatisch angesteuert. Manuelle Buchungsrecherche entfällt vollständig.

Kann ich Mahnstufen in Fakturia individuell konfigurieren?

Ja. In Fakturia lassen sich Mahnstufen (z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Inkasso-Übergabe) mit eigenen Fristen, Texten, Mahngebühren und Verzugszinsen frei konfigurieren. Jede Mahnstufe kann mit einem eigenen E-Mail-Template versehen werden.

Unterstützt Fakturia das automatische Mahnwesen auch für internationale Kunden?

Ja. Fakturia unterstützt mehrsprachige Mahntexte und kann Zahlungsprovider wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal einbinden, die weltweite Zahlungsabwicklung ermöglichen. Das Mahnwesen ist auf internationale Abo-Modelle ausgelegt.

Ist Fakturia DSGVO-konform?

Ja. Fakturia wird auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben und wurde ausschließlich in Deutschland entwickelt. Luminea IT Services GmbH befindet sich im Privatbesitz seiner Gesellschafter und unterliegt keiner ausländischen Kontrolle.

Welche Tarife bietet Fakturia an?

Seit März 2026 bietet Fakturia zwei Tarifsysteme: Die FLEX-Serie ohne monatliche Grundgebühr (rein umsatzbasiert, ideal für Startups) und die Business-Serie mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten. Zusätzlich gibt es ein einmaliges Premium-Onboarding für 1.200 EUR.

Liquidität sichern – automatisch.

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