Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung über Dauerleistungen. Eine solche kann ausgestellt werden, wenn Sie als Unternehmer regelmäßig dieselben Leistungen zum gleichen Preis erbringen. Damit sparen Sie Zeit und Kosten, weil für einen bestimmten Leistungszeitraum lediglich eine einzige Rechnung anstatt mehrerer Einzelrechnungen erstellt wird. Zum Einsatz kommt eine Dauerrechnung bei gewerblichen Dauerschuldverhältnissen, wie Miet-, Pacht-, Leasing- oder Wartungsverträgen.
Vorsteuerabzug
Ein Unternehmen, welches gewerbliche Leistungen in Anspruch nimmt, kann sich die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Dafür muss auf der Dauerrechnung der gezahlte Steuerbetrag ausgewiesen werden. Zudem muss der Erstattungsantrag bis Ablauf des Voranmeldezeitraums beim Finanzamt eingehen.
Damit der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug beim Fiskus geltend machen kann, müssen die auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge den Mindestanforderungen gemäß UStG entsprechen.
Gesetzliche Mindestanforderungen
Der Gesetzgeber fordert für Dauerrechnungen keine speziellen Angaben. Lediglich die Mindestanforderungen zur Rechnungsstellung gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind zu beachten. Eine Dauerrechnung enthält damit dieselben Angaben wie eine herkömmliche Einzelrechnung. Folgende Angaben sind für den leistenden Unternehmer in der Rechnungsstellung verpflichtend:
- vollständiger Name und Anschrift des Leistenden sowie des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
- die Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der erbrachten Leistung
- der Zahlungszeitpunkt
- das Entgelt inklusive Steuerbetrag und Steuersatz
- eventuell im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Achten Sie darauf, eine Dauerrechnung als solche auszuweisen, zum Beispiel durch die Überschrift „Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG“. Ebenso sollte der exakte Gültigkeitszeitraum angegeben werden.
Beispiel Dauermietrechnung
Eine Dauermietrechnung ist eine Dauerrechnung, die ein Vermieter neben dem Mietvertrag ausstellt, damit gewerbliche Mieter ihren Vorsteuerabzug geltend machen können. Bei einer solchen Rechnung für ein Mietverhältnis sind folgende Angaben notwendig:
- der Kopfbereich der Rechnung ist für Namen und Anschrift beider Vertragsparteien vorgesehen
- im Betreff muss die Rechnung eindeutig als Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG ausgewiesen werden
- Datum der Rechnungsstellung
- Angabe von Rechnungs- und Mieternummer
- gesonderter Ausweis der zu zahlenden Umsatzsteuer sowie der jeweilige Steuersatz neben monatlichem Mietzins und Nebenkosten
- Angabe des zu zahlenden Gesamtbetrags sowie Zahlungsziel und Bankverbindung
Verweisen Sie in der Rechnung auf die Möglichkeit, dass die Rechnung ihre Gültigkeit beim Eintreten potentieller Änderungen, wie zum Beispiel Mieterhöhung oder Steuersatzänderung, verliert und sie durch eine neue Rechnung ersetzt wird.
Stellen Sie regelmäßig Dauerrechnungen aus, empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagen. Entsprechende Vordrucke finden Sie im Internet.