Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Dateiformat, welches es ermöglicht Rechnungen einheitlich auszutauschen. Eine Besonderheit dabei ist, dass die Datei im Grunde aus zwei einzelnen Dateien besteht. Die erste Datei ist eine normale PDF-Rechnung, die den visuellen Teil abdeckt. Die zweite Datei ist in einem XML-Format und stellt die Rechnungsinformationen zur automatisierten Weiterverarbeitung bereit. Beide Formate müssen nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz optimiert sein und die entsprechenden Informationen bereithalten. Im Rahmen der Subscription Economy sind flexible Lösungen wie das ZUGFeRD Format wichtig, da langwierige Zwischenschritte vermieden werden können. Die Arbeit wird dadurch effizienter.
Das Forum elektronischer Rechnungen Deutschland (kurz FeRD) besteht aus einer Vielzahl namhafter Unternehmen. Allen voran ist der Softwareanbieter DATEV, der sich mit seinen Buchhaltungslösungen stark für den Fortschritt der Digitalisierung einsetzt. Für Anbieter im Abonnement-Business sind effiziente Lösungen elementar wichtig, um auch künftig ein wertvoller Partner für die Kunden zu sein. Es ist zudem davon auszugehen, dass auch in der Zukunft das ZUGFeRD Format nicht aus der Mode kommt. Es werden zwar auch weitere Formate wie beispielsweise die XRechnung entwickelt, jedoch sollen die Formate, solange die Voraussetzungen zuverlässig erfüllt werden, auch nebeneinander bestehen können.
Schon mit der Version 2.0 war das ZUGFeRD Format gemäß EN 16931 vollständig gemäß europäischer Norm zertifiziert. Ein Datenaustausch mit Verwaltungen kann in vollem Umfang stattfinden. Zudem werden die UN/CEFACT-Standards der Vereinten Nationen in vollem Umfang erfüllt. Die neueste Version ist ZUGFeRD 2.1.1 und existiert seit dem Juli 2020. Die Struktur besteht im Großen und Ganzen immer noch gemäß der EN 16931, nimmt nun aber noch spezielle Verwaltungsanforderungen mit auf, was die Kompatibilität weiter steigert.
Der größte Vorteil vom ZUGFeRD Format ist dessen hohe Kompatibilität mit vielen verschiedenen Programmen. Auch kleine Unternehmen können von den Vorteilen profitieren und sparen sich auf lange Sicht Kosten in Form von Porto und Papier ein. Gerade in Zeiten von Rohstoffknappheit wird sich die Notwendigkeit von digitalen Lösungen noch erhöhen. Unternehmer sind somit gut daran beraten, sich frühzeitig mit möglichen Lösungen zu beschäftigen und entsprechende Prozesse im eigenen Unternehmen zu implementieren.