Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer oder Papierform. Sie gelten für alle Unternehmen, die in Deutschland tätig sind. Die Konformität mit den GoBD ist eine wesentliche Voraussetzung für die Anerkennung der elektronischen Rechnungslegung.
Die GoBD Konformität bedeutet, dass die verwendeten Systeme und Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehört unter anderem, dass die Daten vollständig, richtig und aktuell sind sowie dass sie jederzeit abrufbar und lesbar sind. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht verändert oder gelöscht werden können.
Die Einhaltung der GoBD Konformität ist eine wesentliche Voraussetzung für die Anerkennung der elektronischen Rechnungslegung und für das Subscription Business. Durch die Verwendung von standardisierten Formaten und Prozessen kann sichergestellt werden, dass die Daten vollständig, DSGVO – konform und aktuell sind sowie dass sie jederzeit abrufbar und lesbar sind.
Warum die GoBD-Konformität so wichtig ist
Die Einhaltung der GoBD ist gesetzlich vorgeschrieben und wird durch die Finanzverwaltung überprüft. Doch nicht nur aus Gründen des Steuerrechts ist die Beachtung der Richtlinien ratsam: Die Konformität ermöglicht auch im Fall von betriebsinternen Ermittlungen (zum Beispiel bei Verstößen gegen den Datenschutz), bei Streitigkeiten mit dem Kunden und in der Subscription Economy den Nachweis der Richtigkeit des Geschäftsvorfalls. Darüber hinaus kann sie helfen, Haftungsrisiken zu minimieren.
So erreichen Sie die GoBD-Konformität in Ihrem Unternehmen
Halten Sie Ihre DV-Anwendungen auf dem neuesten Stand
Einer der wichtigsten Aspekte der GoBD ist die ständige Aktualisierung Ihrer DV-Anwendungen und die zeitnahe Buchung neuer Einträge. Dies bedeutet, dass Sie regelmäßig Updates und Patches installieren müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist. Auch wenn es manchmal lästig sein kann, ist es unerlässlich, dass Sie dies tun, um die GoBD-Konformität sicherzustellen.
Verwenden Sie zertifizierte DV-Anwendungen
Wenn Sie nach einer neuen DV-Anwendung suchen, stellen Sie sicher, dass Sie eine zertifizierte Software auswählen. Zertifizierte Software wurde von unabhängigen Stellen getestet und überprüft und entspricht den Anforderungen der GoBD. Dies bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihre Software nicht den Anforderungen entspricht und Sie deshalb nicht GoBD-konform sind.
Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch
Selbst wenn Sie die oben genannten Schritte ausführen, sollten Sie regelmäßig Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen immer noch GoBD-konform ist. Dies bedeutet, dass Sie regelmäßig Ihre DV-Anwendungen überprüfen und testen müssen. Wenn Sie feststellen, dass etwas nicht stimmt, sollten Sie sofort handeln und die notwendigen Änderungen vornehmen.
Diese Tipps und Tricks helfen Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen GoBD-konform ist und bleibt. Nicht nur Sie sollten sich im Unternehmen mit GDPdU auskennen. Lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter in Sachen GDPdU, DSGVO und GoBD Konformität schulen.