Zahlungen und Leistungen eines Unternehmens erfolgen meist nicht zum selben Zeitpunkt. Für eine periodengerechte Buchung aller Einnahmen und Ausgaben ist es in der Buchhaltung daher unerlässlich vor dem Bilanzstichtag einen Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Der passive Rechnungsabgrenzungsposten, auch kurz PRAP genannt, muss dann angewendet werden, wenn das Unternehmen Zahlungen erhalten hat für Leistungen, die es erst zu einem späteren Zeitraum erbringen wird. Selbstverständlich gelten diese Regelungen auch für sogenannte Rumpfjahre. Hiermit werden Wirtschaftsjahre bezeichnet, welche die üblichen 12 Monate unterschreiten und somit vom Kalenderjahr abweichen. Dies trifft häufig auf Unternehmen zu, die gegründet oder aber eingestellt wurden. Das Rumpfjahr ist in diesem Falle maßgebend für den Gewinnermittlungszeitraum.
Beispiele für eine passive Rechnungsabgrenzung (PRA) sind unter anderem Zinserträge, Mieteinnahmen oder Vorauszahlungen eines Kunden. Der passive Rechnungsabgrenzungsposten ist auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten auszuweisen, da der PRAP eine besondere Form der Verbindlichkeit darstellt, nämlich eine Leistungsverbindlichkeit. Durch die Buchung auf das Konto „Passive Rechnungsabgrenzungsposten“ wird der Gewinn entsprechend gemindert, denn die Einnahmen gehören wirtschaftlich in die neue Periode beziehungsweise das neue Geschäftsjahr.
Auch Geschäftsvorfälle, die nur zu einem bestimmten Teil dem alten Geschäftsjahr zuzuordnen sind, zu einem weiteren Teil jedoch in die Zeit nach dem Bilanzstichtag fallen, müssen mit einer periodengerechten Buchung anhand der PRA erfolgen. Der Betrag, der dem neuen Geschäftsjahr zuzurechnen ist, muss als passiver Rechnungsabgrenzungsposten erfasst werden. Der andere Teil ist als Ertrag im alten Wirtschaftsjahr anzugeben. Nur so kann der Erfolg des Betriebes richtig und genau dargestellt werden.
Die Umsatzsteuer entsteht bereits bei Zahlungen, deren Leistung noch nicht erbracht ist. Dies bedeutet, dass die Umsatzsteuer immer direkt an die Zahlung geknüpft ist und bei der PRA nicht zu berücksichtigen ist. Die Zahlung der Umsatzsteuer muss also immer in dem Wirtschaftsjahr geschehen, in dem die Einnahme erfolgt ist.