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Schön, dass diese Überschrift Ihre Neugier geweckt hat. Sie denken sicherlich, schon wieder ein neuer Bürokratismus. Dieser Artikel sollen Ihnen dabei helfen, dass Sie einen Blick hinter die Kulissen erfahren, was es mit der E-Rechnung auf sich hat. Die ersten Schritte werden schon im Jahr 2024 erfolgen, den bis zum 1. Januar 2024 wird die Pilotphase abgeschlossen sein. Fakt ist, es führt kein Schritt daran vorbei und es ist ratsam, sich heute schon mit Begriffen wie E-Invoicing bzw. XRechnung zu beschäftigen.
Die Unternehmen, welche in Deutschland ansässig bzw. tätig sind, sollten sich mit den neuen Bestimmungen auseinandersetzen. Einfach bis zum 1. Januar 2024 abzuwarten, ist die falsche Herangehensweise. Unternehmen, welche schon länger auf Digitalisierung gesetzt haben, sollten sich die gesetzlichen Anforderungen näher betrachten.
Elektronische Rechnungen sind nicht ganz neu. Schon zu Beginn des 2. Quartals 2020 empfingen alle deutschlandweiten Behörden auf Basis der Gesetzgebung des Bundes eine E-Rechnung von den öffentlichen Auftraggebern. Alle Lieferanten, welche an die öffentlichen Auftraggeber Rechnungen zu erstellen haben, können seit diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen erstellen. Auf Landesebene, durch den Föderalismus, sah es komplexer aus. Alle Bundesländer mussten die eigenen Verordnungen und Gesetze optimieren, damit eine erfolgreiche Umsetzung erfolgen konnte. Diese Vorgehensweise und eine tatsächliche Implementierung sind bis dato noch nicht für jedes der Länder erfolgt.
Das Mehrwertsteuersystem wird sich für die grenzüberschreitenden Umsätze und damit für den digitalen Binnenmarkt positiv verändern. Es geht dabei und VAT bzw. VIDA genannt. Den Unternehmen soll mit der Veränderung die Begleichung der MwSt. erleichtert werden. Die digitale Rechnungsstellung wird für den B2B-Bereich verpflichtend. Um diesen Vorgang zukunftsweisend auszurichten, wird eine europaweite MwSt.-ID für die Unternehmen vergeben.
Im europäischen Raum wurde das E-Invoicing bisher von Italien, Polen und Rumänien umgesetzt. Am 17. April 2023 war es so weit und der Gesetzesentwurf lag für das Vorhaben, die E-Rechnung umzusetzen, vor. Elektronische Rechnungen sollen verpflichtend werden. Nach dem bisherigen Plan soll es am 1. Januar 2025 soweit sein. Die E-Rechnung soll für alle steuerpflichtigen Leistungen, welche inländische Unternehmen anbieten, ausgestellt werden.
Grund für dieses Verfahren stellt die Gewährleistung des reibungslosen sowie nach geltendem Recht des Ablaufes des Binnenmarktes dar. Elektronische Rechnungen müssen gewissen technischen Standardbedingungen entsprechen. Das Format der Rechnung entspricht dem ZUGFeRD bzw. dem XRechnung Standard. Das bisherige, viel genutzte PDF-Dokument ist nicht mehr ausreichend. Bevorzugt wird die XRechnung. Alternativ kann ZUGFeRD verwendet werden, welches ebenso dem europäischen Standard genügt.
E-Rechnungen an B2B-Kunden mit Fakturia ganz einfach erstellen
Für die Erstellung elektronischer Rechnungen gibt es Billing-Anbieter, welche die entsprechenden Standards unterstützen. Besonders einfach lässt sich die Rechnungsstellung mit einer Cloud-Software (SaaS) umsetzen. Gerade für kleine und mittlere Betriebe (KMU) ist dabei die auf die Verwaltung von Aboverträgen spezialisierte Software Fakturia zu empfehlen. Bereits seit 2019 unterstützt der Subscription-Billing Anbieter aus Oberbayern die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen in Fakturia werden vollautomatisch erzeugt und sofort an den Kunden per E-Mail weitergeleitet. Selbstverständlich bereits im neu geforderten Format für die E-Rechnung. Das E-Invoicing lässt sich mit Fakturia bereits ab günstigen 19,- € / Monat umsetzen.
