Im Webhosting sind wiederkehrende Rechnungen Alltag. Betreiber von Online-Shops, Webseiten und sonstigen Internet-Präsenzen schließen in der Regel Abo-Verträge für wenigstens ein Jahr ab. Häufig bleiben sie deutlich länger. Es ist ebenfalls nicht ungewöhnlich, dass sie ihre Tarife in dieser Zeit anpassen möchten. Mehr Speicherplatz ist beispielsweise ein häufig geäußerter Wunsch. Ein zumindest teilweise manuell arbeitendes Abrechnungssystem ist deshalb zwar reichlich unhandlich, aber erscheint unvermeidlich. Viele Lösungen, die automatisch beispielsweise SEPA-Lastschriften einziehen, müssen von Hand angepasst werden. Eventuell kann aber ein Subscription-Management-System eine deutlich komfortablere Alternative sein. Dies gilt jedoch nicht in jedem Fall.
Eine Subscription-Management-Software muss spezifische Funktionen bieten
Ein Subscription-Management-System wird ebenfalls als Subscription-Billing-Tool bezeichnet. Es ist von Hause aus darauf ausgelegt, das sogenannte Recurring Billing (sprich: die wiederkehrenden Rechnungen) automatisiert abzuwickeln. Damit erfüllt es die Grundanforderung für den Hosting-Bereich. Durch dessen oben angerissene Spezifika müssen allerdings weitere Funktionen hinzukommen:
- Self-Service-Portal: Hier können Kunden eigenständig ihre Daten und Verträge ändern. Sie können beispielsweise ihren Hosting-Vertrag aufstocken.
- Abbildung des Order-to-Cash-Prozesses: Der Hosting-Markt ist umkämpft. Um nicht ohne Not potenzielle Kunden zu verlieren, muss Ihr der Vorgang von der Auswahl des passenden Tarifs bis zum Vertragsabschluss so gut wie möglich zu sein. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie Ihren gesamten Order-to-Cash-Prozess sehen und verstehen können.
- REST API: Es liegt in der Natur der Sache, dass Sie das Subscription-Management-System mit Ihren bestehenden IT-Lösungen verbinden möchten. Die Schnittstelle ermöglicht dies.
- Konfigurationsmöglichkeiten: Eigene Logos und Texte sind wertvolle Hilfen, um sich von den Mitbewerbern abzusetzen.
- Debitoren & Mahnwesen: Das Billing-Tool sollte automatisch auf Außenstände reagieren können. Es sollte zudem sowohl Prepaid- wie Postpaid-Kundenkonten verwalten. Schließlich sind beide Varianten im Webhosting-Bereich verbreitet.
- Zahlungsmethoden: In der heutigen Zeit ist es wichtig, zahlreiche Zahlungsoptionen zu unterstützen. Das Tool muss diese Fähigkeit besitzen.
Subscription-Management-System aus der Cloud oder stationär?
Neben den Funktionen müssen Sie eine weitere Frage im Zusammenhang mit der Subscription-Management-Software klären: Ist eine Lösung aus Cloud oder eine stationäre Anwendung besser? Idealer erscheint das erste Modell. Hierbei handelt es sich zwar in der Regel um eine Software as a Service: Dies bedeutet, Sie mieten das Programm aus der Cloud monatlich und besitzen es nicht. Dafür müssen Sie sich nicht um Themen wie Updates, Datenschutz oder Ausfallsicherheit sorgen. Neue Funktionen können bei diesen Varianten zudem ebenfalls sehr viel einfacher ausgerollt werden. Sind Sie unzufrieden, ist der Wechsel zudem einfacher als dann, wenn Sie für viel Geld eine stationäre Lösung erworben haben.
