Mit dem Payment Gateway werden die kundenseitigen Zahlungsdaten erfasst. Diese Daten können an den Händler weitergeleitet werden. Mit diesem Verfahren kann der Händler die Zahlung des Kunden annehmen oder ablehnen. Der Payment Gateway Provider und somit der Zahlungsanbieter validiert die Kredit- oder Debitkartendaten. Eine Bonitätsprüfung findet statt. Das Payment Gateway ist die Schnittstelle zwischen dem Händler und seiner Bank.
Das Payment Gateway bildet den sicheren Schlüssel zu einer erfolgreichen und somit sicheren online stattfindenden Transaktion ab. Vor allem für wiederkehrende Zahlungen die den Geschäftsmodellen des Subscription Businesses zu Grunde liegen, ist das gewählte Gateway der Zahlungen besonders wichtig.
Die Auswahl des Payment Gateway ist mit Sorgfalt zu betrachten. Sie müssen entsprechende Sicherheitsstandards gewährleisten. Dazu gehört der Data Security Standard in Form von PCI-DSS oder PCI. Es ist dem Online-Händler anzuraten, mit nicht nur einem Kreditkartenanbieter zu arbeiten. Umso mehr Zahlungsoptionen angeboten werden, umso höher ist die Kundenakzeptanz. Somit lässt sich festhalten, dass die Wahl der richtigen Kreditkartenanbieter große Auswirkungen auf die Zufriedenheit des Kunden hat. So wird die Churn Rate, das Abwandern des Kunden, vermindert. Dazu gehören genauso die Recurring Payments.
Findet bei einem Händler eine Produktbestellung statt, so führt das Zahlungs-Gateway im Hintergrund eine Vielzahl an Aufgaben durch, damit die Transaktion verarbeitet werden kann. Mit dem Abschließen des Einkaufs findet der entsprechende Zahlungsprozess auf der Händlerseite statt. Die Zahlungsdaten werden verschlüsselt an die Bank übermittelt. Es findet eine Betrugsprüfung statt. Das ausstellende Kreditinstitut autorisiert die Transaktion nach der erfolgten Betrugsprüfung. Der Käufer wird durch eine Nachricht über die abgelehnte oder genehmigte Zahlung informiert. Das Payment Gateway fungiert somit als Vermittler zwischen Händler und Kunde.