Die Finanzbuchhaltung ist als Betriebsbuchhaltung für Unternehmen per Gesetz vorgeschrieben. Das Ergebnis der FiBu ist ein Jahresabschluss, also eine Gewinn- und Verlustrechnung und eventuelle Bilanz. Dabei kommt es auf die Größe bzw. den Umsatz des Betriebes an, je nach Gewinn und Umsatz können Freiberufler oder kleine Unternehmen von der Buchführungspflicht oder Bilanzierung befreit sein. Am Beginn einer Finanzbuchhaltung sollte eine Art von Forecast-Berechnung stehen, das so genannte ERP (Enterprise-Resource-Planning). Dadurch werden alle unternehmerischen Aufgaben bedarfsgerecht und rechtzeitig geplant und gesteuert. Unter anderem sind dies Betriebsmittel, Kapital, Personal, Technik, Material und andere.
Die Aufgaben der FiBu sind vielfältig, die wichtigsten sind:
- Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle
- Aufstellung der Bilanz
- Ermittlung der Bestandsveränderungen
- Gewinnermittlung
- Besteuerung des Unternehmensgewinn
Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Auf dieser Basis erfolgt die Besteuerung eines Unternehmens. Dazu müssen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung alle Belege ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden. Geregelt ist dies vom Gesetz her, so müssen alle Vorgänge nachprüfbar und nachvollziehbar sein, fortlaufend aufgezeichnet, vollständig sein und den Grundsätzen der Wahrheit entsprechen. Der Begriff GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Eine Finanzbuchhaltungssoftware mit entsprechenden Schnittstellen erleichtert die Arbeit in der Buchhaltungsabteilung ungemein.
Um den Regeln der GoBD zu entsprechen, gilt es einiges zu beachten. Ein wichtiger Faktor ist, dass jeder Geschäftsvorfall einer Rechnungsperiode zugeordnet und in der Buchhaltung erfasst wird. Das sind Einnahmen und Ausgaben, die einem jeweiligen Konto zugehören. Am Monatsende werden die Konten geschlossen, eine Buchung auf diese Periode darf nicht mehr erfolgen. Wer im Bereich von Subscription Economy tätig ist, hat es mit besonderen Aufgaben an die Finanzbuchhaltung zu tun. Es gibt Fragen zu klären, in welcher Rechnungsperiode die Umsatzsteuer abzurechnen ist, wie hoch ist der Anteil der Hardware, was sind verbrauchsabhängige Güter und viele mehr. Wichtig ist ein transparentes Controlling, das einer Steuer- und Wirtschaftsprüfung stand hält.
Eine komfortable Finanzbuchhaltungssoftware ist die wichtigste Grundlage für Ihre Finanzbuchhaltung, vor allem, wenn Sie im Bereich Subscription Economy tätig sind. Zahlreiche Anbieter haben sich auf entsprechende Buchhaltungs- und ERP-Programme spezialisiert. Bevor es an den Kauf einer solchen Finanzbuchhaltungssoftware geht, sollten Sie wichtige Fragen klären und die für Ihre speziellen Anforderungen notwendigen Punkte bei der Kaufentscheidung unbedingt mit einbeziehen.