Coworking-Angebote sind im Jahr 2022 explodiert. In der Nähe des Berliner Alexanderplatzes gestaltete der Künstler David Kurt Roth sogar die renommierte P7-Gallery zu einem Bauernhof um – und vermietete hier Arbeitsplätze. Coworking auf dem Land mitten in der Großstadt wurde auf diese Weise möglich. Ein Problem teilen alle neuen Anbieter von Coworking-Büroplätzen: Sie müssen die Nutzung abrechnen. Idealerweise sollte dies automatisch geschehen. Immerhin handelt es sich um wiederkehrende Rechnungen. Als Lösung bietet sich deshalb ein Subscription-Management-System an. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die diesbezüglichen Gründe.
Diese Features bietet eine gute Subscription-Management-Software generell
Eine Subscription-Management-Software ist grundsätzlich ein Abrechnungssystem für Abo-Verträge jeder Art. Folgende Funktionen sind deshalb in der Regel mit an Bord:
- Recurring Billing: wiederkehrende Rechnungen
- Recurring Payments: regelmäßige Ausführung von SEPA-Lastschriften
- REST API: Schnittstelle für die Verbindung mit anderen Softwarelösungen der eigenen IT
- Debitoren und Mahnwesen: automatischer Versand von Mahnungen, Management der Prepaid- sowie Postpaid Kundenkonten
- Customer Selfservice: Kundenportal, das Zugriff auf Verträge, Rechnungen und z.B. Stammdaten bietet
- Abbildung des gesamten Order-to-Cash-Prozesses: Darstellung des vollständigen Kaufvorgangs bis einschließlich zur Bezahlung
Diese Mehrwerte entstehen durch die Nutzung für Coworking-Anbieter
In der Coworking-Welt haben sich verschiedene Modelle für die Vermietung der Arbeitsplätze herausgebildet. Erstens können Interessenten einen einfachen Coworkingspace mieten – also einen Schreibtischplatz. Zweitens kann auch IT bereitgestellt werden. Drittens sind möglicherweise Extras wie Mahlzeiten oder die Nutzung von vor Ort vorhandenen Angeboten (z.B. Küche mit Kühlschrank) Teil des Pakets. Dies zeigt, dass ein Anbieter potenziell viele unterschiedliche Rechnungen schreiben und im Auge behalten muss. Eine gute Subscription-Management-Software sorgt deshalb für die folgenden Mehrwerte:
- Die Mieter können Ihre Pakete im Kundenportal eigenständig ändern oder kündigen.
- Die Rechnungsstellung folgt automatisch. Das System „erinnert“ sich für den Anbieter an die unterschiedlichen Buchungen.
- Ausstehende oder verspätete Zahlungen fallen sofort auf.
- Das eigene Geschäftsmodell lässt sich überprüfen. Sie können beispielsweise erkennen, ob bestimmte Paketangebote besonders populär sind oder durchfallen.
Das müssen Sie vor der Nutzung eines Subscription-Billing-Tools wissen
Wenn Sie ein Subscription-Billing-Tool nutzen, handelt es sich in der Regel um eine Mietangebot. Die Software wird Ihnen online als Service (SaaS) bereitgestellt. Dies bietet mehrere Vorteile. Das Angebot ist beispielsweise skalierbar. Sie können problemlos mehr Funktionen oder Ressourcen buchen, sollten Sie diese benötigen. Sie müssen sich zudem nicht um Updates, den Datenschutz und Ausfallsicherheit sorgen. Diese Aufgaben liegen vollständig beim Anbieter. Was die Nachteile angeht, so ist nur der typische Punkt zu berücksichtigen, der für jede SaaS gilt: Die Lösung geht nicht in Ihr Eigentum über. Sie können sie daher nicht stationär speichern.
