Bei der XRechnung handelt es sich um ein Datenmodell, das semantisch und XML-basiert ist. Mit diesem werden nach den Vorgaben des „Europäischen Komitees für Normung“, kurz CEN, elektronische Rechnungen erstellt. Diese werden in Deutschland an öffentliche Auftraggeber auf kommunaler, Landes- oder Bundesebene erstellt. Alle öffentlichen Bereiche in Deutschland wurden nach und nach auf den Empfang der elektronischen Rechnungen umgestellt. Hier wird in der Regel das Format der XRechnung genutzt.
E-Rechnung und XRechnung ähnliche Formate
In der Europäischen Union wird die E-Rechnung verwendet, hierbei stellt die in Deutschland verwendete eine nationale Variante dar, die der EU-Norm EN 16931 entspricht. Dabei handelt es sich um eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usages Specification). Auf diese Weise wird auch die EU-Richtlinie 2014/55/EU für alle Händler oder Auftraggeber erleichtert, die elektronische Rechnungen verarbeiten und empfangen müssen. Dies gilt für alle Rechnungen ab einer Höhe von 1.000,00 Euro.
Nicht als elektronische Rechnung kann hingegen ein einfache PDF-Rechnung ohne den XML Datensatz angesehen werden. Dies gilt auch dann, wenn die Rechnung im PDF-Format vollständig über eine E-Mail oder einen anderen digitalen Weg an den Empfänger geleitet wird. Es wird daher auch davon ausgegangen, dass die öffentlichen Kunden eine einfache Rechnung per PDF nicht mehr akzeptieren. So handelt es sich bei der XRechnung auch um aus nur einem strukturierten Datensatz, der eine deutsche Spezifikation darstellt.
Weiteres Format für elektronische Rechnungen
Neben der XRechnung gibt es noch ein anderes Format, das zwischen Behörden, Verwaltungen oder Unternehmen als Rechnungsübermittlung genutzt wird. Dieses unterliegt ebenfalls der Norm EN 16931. Hierbei handelt es sich um das ZUGFeRD-Format und wurde auf die Wirtschaft und deren Bedürfnisse zugeschnitten. Die Version 2.1.1. nimmt hierbei die Anforderungen der Verwaltung mit auf und kann daher auch hier genutzt werden.
Mit diesen Standards wird die Norm eingehalten
Nur wenn die XRechnung die nachstehenden Anforderungen erfüllt, kann sie als Standard-Rechnung genutzt werden. So gehören hierzu die folgenden Komponenten:
- der XRechnungs-Standard muss als PDF Dokument erstellt werden
- OASIS-Standard Genericode1.0
- Botschaften müssen als Text gesendet werden können
- Visualisierung benötigt eine technische Unterstützung
- ebenso die Validierung für nationale Geschäftsregeln, die ergänzt werden müssen
- Darstellung von Codelisten müssen technisch im Genericode 1.0 im OASIS Standard möglich sein
Der XRechnungs-Standard ist nur dann erfüllt, wenn die elektronische Rechnung die Form eines XML-Dokuments erfüllt, und hierbei der Vergleich zum Standard gezogen werden kann. Hierzu können die zum semantischen Datenmodell gehörenden Informationselemente genutzt werden. So kann eine XML-Rechnung mit einem anderen Standard nicht konform sein, auch wenn sie über eine PDF- oder Office-Datei übermittelt wurde.
Fazit
Bei der XRechnung geht es in erster Linie darum, eine Rechnungsstellung zu schaffen, die auf der Grundlage einer standardisierten und neutralen Technologie basiert. Sie ist sowohl national als auch international mit den Standards kompatibel. Für das öffentliche Beschaffungswesen ist sie immer einzusetzen, kann aber auch zwischen Unternehmen als schneller Austausch für Rechnungen genutzt werden. Allerdings ist die XRechnung hierbei nicht das einzige genutzte Format. Auch bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um eines für elektronischen Rechnungen.