PEPPOL ist ein Netzwerk, der Name steht für die Abkürzung ‚Pan-European Public Procurement Online‚. Als solches ist es nicht dasselbe wie eine Plattform. Institutionen und Firmen registrieren sich in diesem Netzwerk, um elektronische Dokumente miteinander auszutauschen. Der Name bezeichnet bereits, dass es weniger um das Verschicken von E-Rechnungen geht, sondern um das gesicherte Tracking eines gesamten Komplexes von Ausschreibungen und Beschaffungen (E-Procurement). Dies wurde geschaffen auf der Grundlage von Richtlinie 2014/55/EU, für den Zweck, für öffentliche Aufträge in der EU die Werkzeuge zu liefern, um elektronische Rechnungen zu erstellen. Transparenz und Fälschungssicherheit stehen im Vordergrund, zusammen mit Kostenersparnis durch Streamlining der Vorgänge, die für alle Partner nachvollziehbar und kontrollierbar bleiben. Die Interaktion auf breiter Basis und gesicherte Rechtssicherheit sind Voraussetzungen für den Erfolg eines internationalen E-Procurement Systems. Dafür verwendet PEPPOL die eDelivery Spezifikationen. Dabei darf das Onboarding nicht schwer sein, um die Zugänglichkeit so einfach wie möglich zu gewährleisten. So einfach und sicher, dass PEPPOL als System inzwischen über die Grenzen der EU hinaus Verwendung findet und weiter expandiert nach Asien und Amerika.
Begonnen hat alles 2008 mit der Gründung des PEPPOL-Projektes durch eine OpenPeppol Association, als Pilotprojekt der EU Kommission. Das Ziel war klar definiert: grenzüberschreitende Beschaffungsprozesse auf elektronischer Grundlage, unter Benutzung von Technologien, die die europäischen Regierungen als Standards entwickelt hatten, zu einer zwischen den EU-Mitgliedsstaaten übergreifenden, kompatiblen Gesamtlösung. Geschaffen für E-Procurement von B2G (Unternehmen im Dialog mit öffentlicher Verwaltung), erweiterte sich das System zu B2B (Unternehmen untereinander). Im Kern werden in PEPPOL diverse Nachrichtenarten, wie Aufträge oder Rechnungen, über offene Standards ausgetauscht. Für die unabdingbare Verständlichkeit untereinander wird die UBL (Universal Business Language) für die Syntax verwendet, wie beschrieben in ISO 19845. Das PEPPOL eDelivery-Netzwerk benutzt ein 4-Corner-Modell für die Identifikation der Teilnehmer, die Anbieter von Access-Point (AP) und alle legitimen Prozesse darüber. Das 4-Corner Modell hat man sich so vorzustellen, dass Sender und Empfänger eines Nachrichtentyps je eine Ecke darstellen, die verwendeten beiden Access Points die anderen zwei Ecken. Alle Kommunikation läuft also immer über verifizierende Access Points.
Die Adressierung im Netzwerk geschieht dynamisch, der Verbindungsaufbau ist bereits Bestandteil des Versandprozesses, ohne statische Verbindungen. Im PEPPOL kursierende Nachrichten sind unter Standards geschaffen, die selbst nichts mit dem Netzwerk zu tun haben. Die Norm für das E-Rechnung Format für öffentliche Ausschreibungen in der EU bestand schon vorher, in der EN16931. Darunter entstandene Rechnungsformate wie XRechnung, Fatura PA, ZUGFeRD oder Facture X sind immer kompatibel mit dieser Norm, sonst dürften sie nicht in PEPPOL zur Anwendung kommen. Alles in allem soll der grenzüberschreitende, pan-europäische Geschäftsverkehr in seiner Gesamtheit vereinheitlicht, verifiziert und transparent gemacht werden. Nicht zuletzt für die Steuerbehörden der Mitgliedsstaaten, die Überprüfungsmöglichkeiten darüber erhalten, da sie ebenfalls im Netzwerk integriert sind. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes – ZRE – ist hier wie zu erwarten vertreten. Das System hält sich nicht mit Bestellung und Rechnungsstellung auf, sondern kann für jede Art von Dokumentbereitstellung und -austausch angewendet werden.