Jeder Unternehmer setzt sich täglich mit dem Verfassen und Versenden von Geschäftsbriefen auseinander. Dabei hilft die DIN-Norm 5008 als freiwillige Richtlinie den nationalen und internationalen Schriftverkehr zu erleichtern, da es keine gesetzlichen Vorgaben gibt. DIN 5008 definiert hierbei nicht die Inhalte des Briefes, sondern lediglich das Aussehen wie beispielsweise das Verwenden von Satz-, Schrift- und Rechenzeichen, Textgliederungen oder den Tabellenaufbau. Diese Norm wird auch von den meisten Programmen automatisch umgesetzt, die eine Serienbriefvorlage oder PDF-Vorlagen anbieten. Neben den Richtlinien für Briefe werden seit der Aktualisierung im Jahr 2020 auch Protokolle oder E-Mails berücksichtigt.
Beispielsweise werden formell folgende Schreibweisen definiert:
- E-Mail statt Email, e-Mail usw.
- z. Hd. Herrn, nicht zu z. Hd. Herr
- +49 123 456789 statt +49 (0) 123 456789
Folgende Beispiele zur Formatierungen werden ebenfalls festgehalten:
- Betreffzeilen sind fett zu formatieren
- Das Wort „Anlage“ ist ebenfalls fett zu formatieren, muss jedoch generell nicht mehr im Brief aufgeführt werden.
- Versendungsvermerke wie beispielsweise „Persönlich“ werden nicht gesondert hervorgehoben.
DIN 5008 enthält auch diesen Auszug zu Gliederungen im Schriftverkehr:
- Zwischen Betreff und Anrede maximal zwei Leerzeilen
- Absätze sind mit einem Abstand von einer Leerzeile definiert
- Drei Zeilen Abstand nach der Grußformel, um Unterschrift und Firmenstempel zu platzieren
Das Anwenden der DIN 5008 bedeutet im ersten Moment einen Mehraufwand und das Ablegen von Gewohnheiten, vermeidet langfristig jedoch Probleme in der Kommunikation in der Geschäftskorrespondenz. Durch die Subscription Economy, also das Verwenden von Abo-Modellen statt Einmalkäufen, ist der korrekte Schriftverkehr ein tragendes Element. Nicht nur Rechnungen werden im Recurring Billing automatisch ausgestellt, sondern auch Serienbriefe verfasst. Diese müssen für den Kunden unmissverständlich und rechtlich einwandfrei sein, um ungewünschte Folgen zu vermeiden. Aus diesem Grund ist die Norm DIN 5008 bereits automatisch in entsprechender Software hinterlegt. Entsprechende Programme ermöglichen das Anlegen eigener Layouts und erstellen PDF-Vorlagen für Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen oder bieten die Möglichkeit zur genormten Serienbriefvorlage.