Subscription-Management – zu deutsch „Verwaltung von Aboverträgen“ – das ist weitaus mehr als nur die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.
Dahinter steckt oft ein komplexer Order-To-Cash Prozess, welcher den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages angefangen von der Bestellung über die Rechnungserstellung bis hin zur Verarbeitung von Zahlungseingängen oder Kündigungen umfasst.
In diesem Zusammenhang ergeben sich für Unternehmen die sich mit dem Themenkomplex Aboverwaltung bzw. Automatisierung der Abrechnungsprozesse auseinandersetzen eine Vielzahl von Fragestellungen. Wir haben versucht, einige davon hier zusammenzutragen. Bei der Auflistung von konkreten Unternehmen besteht dabei kein Anspruch auf Vollständigkeit.
Was unterscheidet eine Subscription-Management-Software von Online-Rechnungstools mit Abo-Funktion wie z. B. sevdesk, LexOffice, FastBill & Co?
Online-Rechnungsprogramme wie sevdesk, LexOffice, FastBill oder easyBill sind in der Lage, wiederkehrende Rechnungen mit statischen Beträgen zu erzeugen. Dabei wird über die gesamte Vertragslaufzeit immer der exakt gleiche Betrag z. B. monatlich in Rechnung gestellt. Im Subscription-Business (z. B. bei der Abrechnung von Software-Lizenzen) kommen jedoch häufig Geschäftsmodelle zum Einsatz, bei denen sich die gebuchten Leistungen fortlaufend ändern. Startet der Kunde z. B. mit einer Lizenz und bucht 3 Monate darauf 3 weitere Lizenzen (Upgrade), findet eine Änderung des Vertrages statt, der eine unmittelbare Auswirkung auf die Rechnungsstellung hat. Genau ein solches Szenario, nämlich das Upgrade bzw. Downgrade eines Vertrages ist eine zentrale Funktionalität einer Subscription-Management-Software und gehört nicht zum Umfang einfacher Online-Rechnungstools. Weitere wichtige Funktionen die man häufig bei einfachen Online-Rechnungstools vergeblich sucht sind:
- Verwaltung von Verträgen mit Mindestvertragslaufzeit, Kündigungsfrist, Abrechnungsintervall usw.
- SelfService-Portal zur direkten Interaktion mit den Endkunden
- Implementierung des Kündigungs-Buttons
- Regelmäßige Prüfung der Ust-Id
- Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)
Mit welchen Nachteilen muss ich rechnen, wenn ich auf einen ausländischen Anbieter für Subscription-Management wie Stripe, Zuora, Recurly oder Chargebee zurückgreife?
Die Wahl eines internationalen Anbieters für Recurring-Billing bzw. Subscription-Management scheint auf den ersten Blick naheliegend: Die Subscription-Management Provider der ersten Stunde kommen aus den USA und sind teilweise weltweit anerkannte Marktführer. Doch kennt ein Anbieter außerhalb der Europäischen Union wirklich alle steuerrechtlichen Besonderheiten in der EU bzw. Deutschlands? Wie sieht es mit Datenschutz, DSGVO, GoBD und anderen Compliance-Themen aus? Die Einführung einer komplexen Software wie eines Subscription-Management Systems erfordert intensive Abstimmung mit allen beteiligten Akteuren wie IT und Buchhaltung. Bietet Ihnen der ausländische Anbieter hierfür persönliche Ansprechpartner – auch später für den Support? Erfolgt der Austausch mit dem Anbieter in der deutschen Sprache oder müssen hochkomplexe Themen auf Englisch besprochen werden?
All das gilt es bei der Wahl des richtigen Subscription-Management Anbieters zu berücksichtigen. Konkrete Nachteile die sich durch den Einsatz eines ausländischen Subscription-Management-Anbieter ergeben können sind z. B.
- Buchhaltung
- DATEV ist in Deutschland quasi gesetzter Standard in der FiBu. Kaum ein Anbieter aus dem Ausland wird Ihnen eine direkte Anbindung an DATEV via Unternehmen Online anbieten. Wie kommen dann die fertigen Buchungssätze samt Belege vom Subscription-Management-System zur DATEV? Meist geht das nur über Drittanbieter wie z. B. Pathway, mit denen extra Verträge abzuschließen sind, welche weitere Kosten verursachen. Was tun, wenn dieser Drittanbieter von heute auf morgen vom Markt verschwindet?
- Im Abo-Business wird gerne für einige Monate oder gar Jahre im voraus abgerechnet. Das deutsche Steuerrecht schreibt hier die Bildung von Abgrenzungsposten (PRAP) vor. Eine solche Funktionalität wird von ausländischen Anbietern in den seltesten Fällen bereitgestellt.
- Kostenstellen und Kostenträger: Gerade in Großkonzernen geht ohne sie garnichts. Ist vom ausländischen Anbieter eine Unterstützung vorgesehen?
- Unterstützung für die E-Rechnung: Die E-Rechnung kommt! Doch die lokale Rechtssprechung in Deutschland wird bei einigen internationalen Großkonzernen nur eine untergeordnete Rolle spielen. Anbieter ohne die Möglichkeit E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellen zu können, sollten daher von vornherein ausgeschlossen werden.
- Anbindung von deutschen Banken: Kann der ausländische Anbieter einen Zugriff auf die Umsätze des deutschen Girokontos sicherstellen um die Kontoumsätze gegen offene Rechnungen abzugleichen? Besteht die Möglichkeit, SEPA-Lastschriften zu erstellen?
- Persönlicher Support in deutscher Sprache: Gerade wenn es im Tagesgeschäft mal hakt oder ein komplexes Migrationsszenario auszuarbeiten ist, ist die Unterstützung durch geschultes Personal des Subscription-Management-Anbieters idealerweise durch deutschsprachige Ansprechpartner unerlässlich.
- Datenschutz, GoBD & Co: Der Albtraum eines jeden Startups – Sie wählen einen ausländischen Anbieter und beginnen Rechnungen zu versenden. Jahre später findet eine Betriebsprüfung statt bei der sich herausstellt, dass die gewählte Subscription-Management-Lösung nicht GoBD-konform arbeitet. Die Konsequenzen: Empfindliche Strafzahlungen oder Steuernachzahlungen – in jedem Fall jede Menge Ärger. Letztendlich könnte das Finanzamt die gesamte Buchführung des Unternehmens in Frage stellen.
Welche Rollen bzw. Abteilungen im Unternehmen profitieren vom Einsatz einer Subscription-Management-Lösung?
Der Einsatz einer automatisierten Abo-Abrechnungslösung wie Nitrobox, Frisbii, Fakturia, Monsum oder Fynn kommt unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen zu Gute:
- Finanzen, Controlling & Buchhaltung
- Vertrieb
- einfache Übernahme von Angeboten aus dem CRM-System
- direkte Abwicklung von Upgrades/Downgrades (Stichwort Upselling)
- Schnelle Erfassung neuer Kundenaufträge z. B. per Signup-Pages
- Marketing
- Auskunft zum Kundenverhalten und zur Kundenbindung
- Unterstützung bei der Preisfindung: Welche Tarife verkaufen sich besonders gut?
- Datenbasis, um Kundenabwanderung (Churn) entgegenzuwirken
- Geschäftsführung / Management
- Schnellübersicht zu laufenden Verträgen und wiederkehrenden Umsätzen (MRR)
- Unterstützung bei der Entscheidungsfindung durch Dashboards & Reports
- Customer-Success-Manager (Support)
- Einfacher Einblick in Vertragsdetails des Kunden (Laufzeit, Kündigungsfrist, Rabatte etc.)
- Reduzierter Supportaufwand bei Einsatz von SelfService-Portalen
Welche Subscription-Management-Anbieter mit Unternehmenssitz in Deutschland und deutschsprachigem Support gibt es auf dem Markt?
In der Bundesrepublik Deutschland haben sich in den letzten Jahren folgende Anbieter für Subscription-Management etabliert:
- Frisbii aus Frankfurt am Main (ehem. Billwerk bzw. Pactas – gehört zur PSG Gruppe)
- Nitrobox aus Hamburg
- Fakturia aus Sauerlach bei München
- Monsum aus Frankfurt am Main
- Fynn aus Köln
- Abowire aus Berlin (inzwischen eingestellt)
Wir betreiben bereits eine Eigenentwicklung zur Abrechnung unserer (Abo-) Leistungen. Warum sollten wir auf eine Standardsoftware zur Vertragsverwaltung umsteigen?
Moderne Subscription-Management-Systeme aus der Cloud sind in Deutschland erst um das Jahr 2010 entstanden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen sich auch aufgrund hochindividueller Anforderungen eine passende Abrechnungslösung selbst gebaut haben. Die Konzeption und Entwicklung einer solchen Lösung hat mit Sicherheit einiges an Zeit und Geld gekostet. Umso weniger scheint es für solche Unternehmen rentabel zu sein, auf eine Standardsoftware wie Nitrobox, Frisbii oder Fakturia umzusteigen.
Nicht wenige erwägen zwar einen solchen Schritt, scheuen jedoch vor allem das Risiko und nicht zuletzt die Kosten einer solchen Migration. Doch es sprechen etliche Aspekte dafür, ein solches Vorhaben langfristig anzugehen:
- Rechtssicherheit: Mit immer höherer Schlagzahl zaubert die EU neue rechtliche Vorgaben und Regelungen aus dem Hut (E-Rechnung, Kündigungsbutton usw). Meist bleiben nur wenige Monate Zeit diese Anforderungen in der Software umzusetzen. Sie müssen sich also mit für Ihr Hauptbusiness nebensächlichen Themen auseinandersetzen und u. U. unter Zeitdruck ihr Entwicklerteam damit belasten um Ihre Eigenentwicklung entsprechend anzupassen.
- Bindung von Entwicklerkapazitäten: Mit der einmaligen Entwicklung einer Abrechnungslösung ist es nicht getan. Treten im Betrieb Fehler auf, muss sich darum jemand aus Ihrem Team kümmern. Genauso müssen von der eigenentwickelten Software genutzte Bibliotheken sowie die Server auf denen die Software läuft regelmäßig aktualisiert und gewartet werden. Bei größereren Updates sind sogar umfangreiche Refactorings an der Software nötig, die teilweise mehrere Tage oder Wochen in Anspruch nehmen können.
- Risiko Know-How Verlust: Was passiert, wenn plötzlich wesentliche Wissensträger der eigenentwickelten Abrechnungslösung das Unternehmen verlassen oder einfach nicht mehr greifbar sind? Im Extremfall gibt es eine gravierende Störung in Ihrer Software und der gesamte Abrechnungsprozess ist dadurch lahmgelegt, was zu Liquiditätsengpässen und letztendlich zur Zahlungsunfähigkeit Ihres Unternehmens führen könnte.
- Unterstützung bei der Migration durch Anbieter von Standardsoftware: Da die Anbieter von Subscription-Management-Lösungen ein Interesse daran haben, Betreiber von Eigenentwicklungen als Kunden zu gewinnen, gibt es häufig Unterstützungsleistungen bei der Migration in die Standardlösung. Bevor es dann zu einer finalen Umstellung kommt, wird ein professioneller Anbieter zunächst etliche Probeläufe auf einer Testumgebung gemeinsam mit Ihnen durchlaufen.
Wir sind auf der Suche nach einem externen Abrechnungsmodul für unsere Softwarelösung, speziell um E-Rechnungen per API erzeugen zu können. Welche Möglichkeiten gibt es?
Nicht selten basiert das Geschäftsmodell neuer Startups auf einer Softwarelösung die als Mietmodell (SaaS) vertrieben werden soll. Während der Konzeptionsphase spielt das Thema Monetarisierung des eigenen Produkts eine entscheidende Rolle – schließlich will man mit seinem Softwareprodukt auch Geld verdienen. Viele Entwickler unterschätzen das Thema Abrechnung und Rechnungsversand vollkommen und sind der Meinung, so ein Abrechnungsmodul „mal so eben“ in einigen Tagen in die eigene Software verbauen zu können. In fertigen Subscription-Management-Lösungen wie Fakturia, Frisbii, Nitrobox oder Fynn stecken viele Jahre Entwicklungszeit, Zertifizierungen und Fachwissen. Wer sich das Thema Abrechnung also zusätzlich ans Bein bindet, begibt sich in einen komplexen Themenbereich, der nichts mehr mit der Funktionalität und dem Geschäftszweck des eigenen Produkts zu tun hat.
Wer schlau ist vertraut auf die Leistungsfähigkeit von Billing-Tools mit Schwerpunkt Subscription-Management. Diese Billing-Tools verfügen in der Regel über sehr gut ausgebaute Programmierschnittstellen (API) über welche sich das Thema Rechnungsversand mit wenigen Aufrufen abhaken lässt.
Ein typisches Abrechnungsszenario (monatliche Abrechnung) am Beispiel eines SaaS-Produkts mit Inklusivlizenzen und der Verrechnung von Mehrverbräuchen könnte so aussehen:
- Im Subscription-Management-Tool wird der (Abo-) Vertrag mit fester mtl. Grundgebühr angelegt
- Zum Monatsende erfolgt ein API-Aufruf aus der eigenen Software an das Billing-Tool. Dabei werden die über das Inklusivkontingent hinausgehenden Benutzerlizenzen eingebucht.
- Am Monatsende führt das Billing-Tool automatisch den Rechnungslauf durch und verschickt eine (E-) Rechnung die sowohl die Grundgebühr als auch die Mehrverbräuche enthält.
- Ein Webhook aus dem Billing-Tool informiert ggf. die eigene Softwarelösung über die Rechnungserzeugung
- Das Billing-Tool kümmert sich um den Einzug der offenen Rechnungen (Kreditkarte, Lastschrift, Paypal usw.), überwacht die Zahlungseingänge, verbucht Rücklastschriften und führt Mahnläufe aus.
- Im Folgemonat erfolgt ein Export der Buchungssätze in die FiBu (z. B. DATEV)
Im Endeffekt wurde nun mit Hilfe des Subscription-Management-Systems der sog. Order-To-Cash Prozess komplett abgewickelt.
Diese Anbieter für Subscription-Management verfügen über eine gut dokumentierte und öffentlich zugängliche Programmierschnittstelle:
Wir möchten die Abrechnungsprozesse im Unternehmen automatisieren. Welche Anbieter aus Deutschland sind im Enterprise-Umfeld empfehlenswert?
Während für kleinere Unternehmen ohne doppelte Buchführung und Controlling meist relativ einfache Abrechnungslösungen völlig ausreichend sind, ist die Erwartungshaltung im Enterprise-Bereich bzw. Großkonzernen an die Funktionalitäten einer Subscription-Management-Plattform deutlich höher. Folgende Features rücken dabei in den Vordergrund:
- Zertifizierungen der Software (z. B. ISO/IEC 27001, GoBD)
- Direkte Anbindung an die Buchhaltung (z. B. DATEV Unternehmen online)
- Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)
- Erfassung von Kostenstellen und Kostenträgern
Folgende Anbieter sind für Enterprise-Business-Anforderungen ausgelegt:
- Frisbii
- Nitrobox
- nexnet
- Fakturia
- Fynn
Ich möchte Lastschriften von meinen Kunden automatisiert einziehen. Dabei sollen auch Rücklastschriften erkannt und verarbeitet werden. Welche Softwarelösungen bieten sich hierfür an?
Um Lastschriften insbesondere für wiederkehrende Rechnungen automatisch einzuziehen, bieten sich verschiedene Optionen je nach erforderlichem Funktionsumfang. Angefangen vom Zahlungsdienstleister über Online-Rechnungstools bis hin zu Subscription-Management-Lösungen oder gar komplette ERP-Suites.
- Bezahlanbieter (z. B. Stripe, Unzer, Adyen, Mollie)
- Online-Rechnungstools (z. B. sevdesk, Lexoffice)
- Subscription-Management-Systeme (z. B. Fakturia, Frisbii, Fynn, nexnet, Nitrobox)
- ERP-Systeme (z. B. SAP, Odoo, Xentral)
Wir sind ein Verlagshaus mit Abo-Angeboten im Bereich Print und Digital. Welche Möglichkeiten zur automatisierten Abrechnung unserer Abos haben wir?
Abonnementverträge egal ob im klassischen Printbereich oder digitale Abos bzw. Mitgliedschaften sind prädestiniert für die Abwicklung über eine Spezialsoftware zur Verwaltung und Abrechnung von Aboverträgen – sog. Subscription-Management-Systeme.
Folgende Anbieter zählen dabei bereits einige Verlagshäuser zu ihrem Kundenstamm:
- Frisbii
- Fakturia
- Abowire (Angebot inzwischen eingestellt)
Ich benötige eine Software, um den Kündigungsbutton für meine Verträge auf der Website zu integrieren. Welche Anbieter haben hier eine Out-of-the-box Lösung?
Für die Kündigung von digital abgeschlossenen Verträgen mittels Kündigungsbutton sieht der Gesetzgeber einen für den Kunden besonders nutzerfreundlichen Weg zur Kündigung von Verträgen mit nur wenigen Klicks und ohne Barrieren vor. Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben aus dem Gesetz für faire Verbraucherverträge kann zu Abmahnungen oder sonstigen Rechtsstreitigkeiten führen. Beispielsweise ist es nicht gestattet, den Kunden für die Kündigung zu einem Login in den geschlossen Benutzerbereich zu nötigen.
Folgende Lösungsanbieter haben eine integrierte Unterstützung zur Umsetzung des Kündigungsbuttons:
- Fakturia (in allen Tarifen enthalten)
- Nitrobox
- Shopware (über Plugin)
Welche Subscription-Management-Anbieter aus Deutschland bieten eine integrierte Provisionsabrechnung z. B. für Vertriebspartner?
Eine Unterstützung zur Abrechnung von Lifetime-Provisionen gegenüber Vertriebspartnern bieten Stand Mai 2025 folgende Anbieter:
- Fakturia
Ich möchte in meiner Tiefgarage Wallboxen für die Vermieter installieren und den Ladestrom der E-Autos automatisch abrechnen. Wie kann mir dabei ein Subscription-Management-Anbieter helfen?
Ein Abrechnungsanbieter wie Frisbii, Fakturia oder Nitrobox ist in der Lage, regelmäßige Grundgebühren für den Mieterstrom automatisiert in Rechnung zu stellen. Moderene Schnittstellen (API) nehmen zusätzlich die verbrauchten kWh der Wallboxen entgegen und sorgen für die Abrechnung des Stromverbrauchs zum korrekten Tarif. Selbstverständlich werden die erzeugten Rechnungen nach dem direkten Versand per E-Mail (auch als E-Rechnung) sofort z. B. per Lastschrift eingezogen und der Zahlungseingang fortlaufend überwacht. Bei Nichtzahlung werden die säumigen Kunden durch das Subscription-Management-System automatisch angemahnt.
Stand: Mai 2025